Što je QMC?

QMC je mrežna ICT aplikacija koja omogućava upravljanje projketima i procesima u poslovnom, javnom i osobnom  administriranju, korištenjem uobičajenih elektroničkih zapisa ali na drugačiji i učinkovitiji način od postojećeg Microsoft Office organizcijskog modela.

Koji ključni problem QMC pomaže riješiti?

Jedan od najvećih problema današnjice - neučinkovito javno administriranje.

' Širom svijeta, javni sektor je pod pritiskom: porezni obveznici posvuda zahtjevaju bolju, jeftiniju upravu. Poruka je jednostavna: ono što se traži je cjelovita reforma uprave. Državna birokracija treba biti manja u mnogim područjima. Koncept 'reforme javne uprave' s ciljem bolje, jeftinije uprave star je više od dva desetljeća. Danas, u doba društvene revolucije pravo je vrijeme za takvu ideju. Problem je tradicionalno hijerarhijski i birokratski organizirana uprava još iz industrijskog doba. Stari tehnološki model baziran na tradicionalnoj vertikalnoj hijerarhiji  u velikim je problemima već godinama jer ne može odgovoriti na novu poslovnu i društvenu realnost.', ističe Don Tapscott, jedan od vodećih svjetskih autoriteta za inovacije i tehnologiju, u svojoj New York Times best seller knjizi ' Digitalna Ekonomija, 20.rođendansko izdanje',2015.

Zašto postojeće BP ( Business Process ) aplikacije nisu pomogle javnom administriranju?

Temeljno pravilo tehnologije kaže da će se uvođenjem automatitiziranih  postupaka u dobro organiziranom poslovanju dodatno povećati učinkovitost poslovanja, dok će se u onom lošem smanjiti.  

Neke od postojećih BPR aplikacija su odlični ICT alati u dobro procesno dizajniranim sustavima, jer mogu ubrzati i automatizirati neke od procedura.

Međutim, neki dijelovi  operativnih i administrativnih procedura, posebno u javnoj upravi, automatiziraju se neovisno o stanju uređenosti cijelog procesa pa njihova učinkovitost nije na visokoj razini.

Svi pokušaji uvođenja BPR rješenja u okvire postojećih birokratskih načela  samo doprinose daljnjoj neučinkovitosti i množenju birokracije.

'Mnogi  pogrešno usredotočeni menadzeri , prvenstveno rade na automatiziranju postojećih procesa umjesto da ih preispitaju kao uzročnike neučinkovitosti. Većina takvog rada ne pruža nikakvu dodanu vrijednost korisnicima te ga treba ukloniti a ne automatizirati.',

napisao je Michael  Hamer u članku 'Ne automatizirajte, nego uklonite' u Harvard Business Review, još 1990. 

Zašto postojeći MS office organizacijski model nije pomogao poslovnom i javnom administriranju?

Čuvena administrativna 'kvaka-22' neprekidnog 'prebacivanja odgovornosti' ide ruku pod ruku s rascjepkanim, poremećenim i nepovezanim dijelovima procesa koji se odvijaju u mnogobrojnim uredima, savršeno prikrivajući njihovu neučinkovitost.

Na tom planu ništa se nije promjenilo primjenom informatizacijsko-komunikacijskih tehnologija već skoro trideset godina, još od uvođenja Microsoft Windowsa.

Microsoft Office namijenjen uredskoj obradi konstruiran je po birokratskom hijerarhijskom modelu koji se održao do danas, sa folderom/mapom kao osnovnom jezgrom.

O tome najbolje svjedoči objašnjenje na Microsoftovoj web stranici za podršku:

'A folder is a container you can use to store files in. If you had thousands paper files on your desk it would be nearly impossible to find any particular file when you need it. That's why people often store paper files in folders inside a filing cabinet. On your computer folder works in the same way.

Folders can also store other folders. A folder within a folder is usually called a subfolder. You can create any number of subfolders, and each can hold any number of files and additional subfolders.'

Folderski koncept je koristan za uređivanje dokumenata po autorima, predmetima, temama ili drugim kriterijima ali ne i za upravljanje poslovnim operacijama i odlučivanje kao ni učinkovito organiziranje aktivnosti usmjerenih zajedničkim ciljevima i zadacima.

Folderi/mape oblikovani kao kontejneri nisu transparentni jer je za pronalaženje traženog dokumenta potrebno otvoriti svakog od njih dok se ne dospije do željenog sadržaja.

Povećanjem broja foldera/mapa i njihove vertikalne i horizontalne strukture  sve više razdvaja dijelove određenog procesa i njihovu povezanost.

Sve učestalija praksa korištenja udaljenih servera preko internetske mreže za spremanje i procesuiranje podataka u 'oblaku', ima za primarni cilj brže povezivanje resursa i bolje upravljanje njima.

Prenošenjem hijerarhijsko-birokratske logike u računalni  'oblak', MS Share Point, MS One Page, MS Office 365 i sve druge aplikacije za upravljanje dokumentima zasnovane na tom tehnološkom modelu, propustile su ispuniti velika očekivanja i učiniti poslovno i javno administriranje učinkovitijima.

Koje su prednosti primjene QMC-a u poboljšanju učinkovitosti administrativnih procesa?

QMC koncept je baziran na drugačijem, projektno - procesnom principu. Primjena QMC modela zahtjeva rezonsko promišljanje kroz analogna rješenja prije digitalnih. Tek kad je uspostavljen protočan tijek procesa analognim pristupom, može se ispravno uvoditi ICT digitalna algoritamska rješenja kao istinski novu dodanu vrijednost.   

Za razliku od folderske organizacije u kojoj moramo ići od jedne razine do druge i otvarati foldere i subfoldere jedan po jedan kako bi pronašli određeni zapis/dokument, u QMC modelu imamo mogućnost na upravljačkom sučelju  jednim klikom pronaći traženo područje ( 1 ) s cjelovitim pregledom strukturnog stabla   projekata i procesa  i u njima odabrati : predmet, temu i zapise/dokumente, kategorizirane i povezane procesnom logikom ( 2 - 5 ) :  

Dvije glavne kategorije na upravljačkom sučelju su:

Dnevnik u kojem sudionici procesnog ili projektnog tima:

zapisuju tijek aktivnosti po koracima, definirajući ih po logici: tko, što, kako i poslije čega, detektiraju kritične i kontrolne točke, bilježe zapažanja i primjedbe,  daju prijedloge za otklanjanje zapreka i traže učinkovita rješenja.

Dnevnik određenog procesa ili projekta vodi se u jedinstvenom zajedničkom fileu/dokumentu u kojem svi sudionici bilježe svoje aktivnosti, što eliminira potrebu za brojnim rascjepkanim elektronskim porukama i izvješćima koji samo raspršuju cjelovitost procesa. Cijela povijest aktivnosti i komuniciranja pohranjena je na jednom mjestu.

Procedura u kojoj administrator procesa:

na istoj stranici zapisuje opise postupaka, izrađuje dijagram tijeka aktivnosti i uvodi poboljšanja putem revizija:   

Screenshots for: Dnevniki Procedura

Za razliku od uobičajenih dijagrama koji često sadrže zamršene grafove više varijanti procedura ili podprocedura, QMC omogućava njihovo pojedinačno prikazivanje i dostupnost jednim klikom iz zajedničkog niza na sučelju:

Screenshots for: Varijanteprocedure i podprocedure

W.Edwards Deming je u poslijeratnom Japanu podučavao radnike na traci kako da svaki od njih zaustavi proizvodnju u bilo kojem trenutku ako uoči ozbiljan nedostatak na proizvodu u izradi, jer dok bi visoko pozicionirani u hijerarhijskom upravljanja shvatili da nešto ne funkcionira u bazi, proizveo bi se veliki broj proizvoda s ozbiljnjim nedostacima. Toyota i Sony usvojili su Demingovo pravilo i preobratili se u japanske tehnološke gigante. 

Dnevnik i Procedura su u QMC modelu proizvodne linije za administrativno upravljanje projektima i procesima te kritičnim i kontrolnim točkama.

Koji je dodatni, multiplikativni učinak primjene QMC modela? 

Primjenom QMC modela i korištenjem uobičajenih Office file formata poput Worda, Excela i PDF-a:

• Izrada Procedura  neće više izgledati tako zamršena i komplicirana niti će zahtjevati specijalizirane, skupe softvere ( SAP, Aris, itd.) i skupe vanjske konzultantske usluge.

• Zaposlenici pojedinačno i u radnim timovima bit će oslobođeni hijerarhijskih ograničenja i neće trebati biti educirani i istrenirani  za specijalizirana BPR softverska rješenja.

• Završni proizvod će pokazati da su radni timovi sudionika u pojedinim projektima i procesima upravo oni koji mogu najviše pridonijeti njihovoj učinkovitosti.

• Zaposlenici će postati  samoučeći radnici a ne samo uredski službenici.

QMC aplikacija omogućava pojedinačnim zaposlenicima i timski povezanim neovisnim radnim skupinama učinkovito izvoditi poslovne operacije, upravljati procedurama i izvršavati projektne zadatke u Dnevnicima i Procedurama.

I dok se popularni Dropbox, koji također koristi Office fileove, ograničava folderskom organizacijskom strukturom i korištenjem računalnog oblaka  za pohranjivanje, QMC model u oblaku ide korak dalje i postiže svoju punu učinkovitost omogućavajući umreženo upravljanje projektima i procesima.

Taj korak će donijeti preokret u riješavanju jednog od najvećih problema današnjice - neučinkovitog javnog administriranja.

P&P Qmc tim